Privacyverklaring

1. Wie wij zijn

Sawan AI, Enschede, Nederland. KvK-nummer: undefined. E-mail: info@sawan-ai.nl.

Voor de persoonsgegevens in de artikelen 3 tot en met 7 is Sawan AI de verwerkingsverantwoordelijke onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). We hebben geen functionaris gegevensbescherming aangesteld, omdat dat voor onze organisatie niet verplicht is. Mail ons met elke privacyvraag.

2. Twee rollen: onze website, en de assistenten van onze klanten

Deze verklaring gaat over onze eigen website en onze eigen chatassistent (sawan-ai.nl), en over ons contact met klanten.

Sawan AI beheert ook AI-chatassistenten op de websites van andere bedrijven (onze klanten). Chat je met zo'n assistent, dan is dat bedrijf de verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt het wat er met je gegevens gebeurt. Sawan AI verwerkt ze alleen namens dat bedrijf, als verwerker, op basis van een verwerkersovereenkomst (gepubliceerd op deze website). Neem voor vragen over die gegevens contact op met dat bedrijf. Neem je contact op met ons, dan sturen we je verzoek naar hen door.

3. Contactformulier

Wat: je naam, e-mailadres, bedrijfsnaam (optioneel) en je bericht.

Waarom: om je vraag te beantwoorden en, als je daarom vraagt, een offerte te maken.

Grondslag: maatregelen op jouw verzoek voordat een overeenkomst wordt gesloten (artikel 6 lid 1 sub b AVG); bij andere vragen ons gerechtvaardigd belang om berichten aan ons te beantwoorden (artikel 6 lid 1 sub f).

Hoe lang: 12 maanden na ontvangst, daarna automatisch verwijderd. Word je klant, zie dan artikel 5.

4. Onze chatassistent op deze website

Wat: de berichten die je typt en de antwoorden van de assistent, de taal van het gesprek en een willekeurig sessienummer. Vraag je om een mens of laat je een bericht achter, dan ook de naam en contactgegevens die je opgeeft.

Waarom: om je vragen te beantwoorden, om het gesprek na het herladen van de pagina te laten doorlopen (tot 24 uur na je laatste bericht, of tot je een nieuw gesprek begint), om je vraag door te geven aan een mens als de assistent niet kan helpen, en om de kwaliteit van de antwoorden te controleren en te verbeteren.

Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om bezoekers snel te helpen en onze dienst te verbeteren (artikel 6 lid 1 sub f); bij een verzoek om contact: maatregelen op jouw verzoek (artikel 6 lid 1 sub b).

Hoe lang: gesprekken worden 90 dagen na het laatste bericht automatisch verwijderd. Een bericht dat je voor ons achterlaat (naam, contactgegevens, vraag) bewaren we 12 maanden.

Deel geen gevoelige gegevens in de chat, zoals gezondheidsinformatie, financiële gegevens of wachtwoorden. De assistent vraagt er nooit om.

5. Klanten en hun dashboard-accounts

Wat: van medewerkers van klanten met een dashboardlogin het e-mailadres, een veilig gehasht wachtwoord (het wachtwoord zelf slaan we nooit op) en inlogsessies. Voor onze klantadministratie: contactpersoon, bedrijfsgegevens, offertes, overeenkomsten en facturen.

Waarom: om veilig toegang te geven tot het dashboard, om de dienst te leveren en om te factureren.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b); voor facturen en de boekhouding onze wettelijke plicht (artikel 6 lid 1 sub c).

Hoe lang: dashboard-accounts tot het einde van de overeenkomst; inlogsessies verlopen na 14 dagen. Facturen en boekhouding bewaren we 7 jaar, zoals de Nederlandse belastingwet voorschrijft (fiscale bewaarplicht).

6. Beveiliging, misbruikpreventie en back-ups

Om de dienst tegen misbruik te beschermen, gebruikt onze server je IP-adres kort in het geheugen om het aantal verzoeken te beperken (maximaal een uur). IP-adressen slaan we niet op in onze database. Onze serverlogs bevatten technische informatie (zoals foutcodes en tijden), maar niet de inhoud van je berichten.

We maken dagelijks een back-up van onze database. Back-ups bewaren we 7 dagen, dus verwijderde gegevens verdwijnen binnen 7 dagen ook uit de back-ups.

Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en betrouwbare dienst (artikel 6 lid 1 sub f).

7. Cookies en lokale opslag

We gebruiken geen tracking-, analyse- of advertentiecookies en geen trackers van derden.

Je browser bewaart een paar strikt noodzakelijke waarden: een willekeurig chatsessienummer (zodat het gesprek na herladen doorloopt), je taalkeuze, en dat je de cookiemelding hebt gesloten. Volgens de Telecommunicatiewet (artikel 11.7a) is voor deze functionele waarden geen toestemming nodig. Alleen het sessienummer gaat naar onze server; de andere waarden verlaten je browser niet. Je kunt ze altijd verwijderen door je browsergegevens te wissen.

8. AI en geautomatiseerde besluiten

De assistent is een AI. In elke chat staat dat duidelijk, en de assistent doet zich nooit voor als mens. Hij beantwoordt vragen met de informatie van het bedrijf en kan fouten maken; alles wat belangrijk of ingewikkeld is, gaat naar een mens.

De assistent neemt geen besluiten over jou met rechtsgevolgen of die je op een vergelijkbare manier aanmerkelijk treffen (artikel 22 AVG).

Je chatberichten worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen, niet door ons en niet door onze AI-leverancier.

9. Wie je gegevens ontvangt

We verkopen nooit persoonsgegevens en gebruiken ze nooit voor reclame. We werken met deze dienstverleners (verwerkers), elk gebonden aan een verwerkersovereenkomst:

OpenAI: het AI-model dat de antwoorden van de assistent schrijft. Het ontvangt de berichten van het gesprek. OpenAI gebruikt gegevens die via de zakelijke API binnenkomen niet om modellen te trainen en kan ze tot 30 dagen bewaren om misbruik op te sporen.

Railway: hosting van onze chatserver en database (EU-regio).

Cloudflare: hosting van deze website.

Resend: verzenden van e-mail, zoals de melding die wij krijgen als je een bericht achterlaat.

Onze e-mailprovider: waar je berichten en de meldingen daarover binnenkomen.

Daarnaast delen we gegevens als de wet dat verplicht.

10. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige van deze dienstverleners zijn gevestigd in de Verenigde Staten (OpenAI verwerkt de gegevens daar). Doorgifte buiten de EER gebeurt alleen met de waarborgen die de AVG eist: het EU-VS Data Privacy Framework (een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie) voor gecertificeerde bedrijven, en/of de modelcontractbepalingen (standard contractual clauses) van de Europese Commissie. Waar het kan, kiezen we voor hosting in de EU.

11. Je rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, de verwerking te laten beperken, je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen (dataportabiliteit), en bezwaar te maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang. Als een verwerking op toestemming berust, kun je die altijd intrekken.

Wil je een recht gebruiken? Mail naar info@sawan-ai.nl. We kunnen je vragen je identiteit te bevestigen, bijvoorbeeld door te antwoorden vanaf het e-mailadres dat je gebruikte. We reageren binnen een maand; bij ingewikkelde verzoeken kan dat met twee maanden worden verlengd, en dan laten we je weten waarom. Dit is gratis.

Het geven van persoonsgegevens is vrijwillig. Zonder contactgegevens kunnen we je alleen niet antwoorden.

Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl). We stellen het op prijs als je eerst contact met ons opneemt, zodat we het samen kunnen proberen op te lossen.

12. Beveiliging en datalekken

Verbindingen zijn versleuteld (HTTPS). Wachtwoorden worden opgeslagen als gesalte hashes. Elk bedrijf ziet alleen zijn eigen gegevens. Toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot wat nodig is om de dienst te leveren.

Bij een datalek met een risico voor jou melden we dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens, en bij een hoog risico informeren we jou ook direct.

13. Wijzigingen

We kunnen deze verklaring aanpassen als onze dienst of de wet verandert. De datum bovenaan toont de geldende versie.